Organisatie

Onder verantwoordelijkheid van het bestuur zijn de volgende werkgroepen werkzaam:
Communicatie&PR, Financiën&Sponsoring/Subsidie, Vrijwilligers, Optocht, Overheid-Veiligheid-Vergunningen, Accommodatie-Logistiek-Catering, Reuzenconferentie.

Het is mogelijk dat in de loop van de voorbereiding nog meer werkgroepen worden ingesteld. M.n. valt te denken aan educatie, vanwege de betrokkenheid van het onderwijs.

Een belangrijke rol is weggelegd bij de regisseur. Hiervoor is Ton Spätjens aangetrokken.
Andere functies:
Grafische vormgeving, logo, huisstijl: Nicole Meuffels
ICT en social media: Marc Hensen en Joël Raeven

Het is mogelijk dat in de loop van de voorbereiding nog andere functies worden ingevuld. Het bestuur zal die benoemen en hiervoor mensen aanstellen.

De organisatie heeft geen medewerkers in loondienstverband werkzaam. De bestuursleden ontvangen geen beloning dan een vergoeding voor gemaakte onkosten.

De Historische Stoet kan alleen maar plaatsvinden met hulp en ondersteuning van vele vrijwilligers.
Een eerste ruwe inschatting op basis van ervaringsgegevens van de laatste Historische Stoet en recente optochten in andere plaatsen in Nederland komt uit op ca 80 vrijwilligers.
Vrijwilligers zijn nodig voor de bemensing van de werkgroepen, in diverse voorbereidingswerkzaamheden voor de Historische Stoet en voor hand- en spandiensten op de dag van de optocht. Nadere uitwerking van de inzet van de vrijwilligers vindt plaats door de werkgroep vrijwilligers.
De vrijwilligers worden geregistreerd en vallen onder de vrijwilligersverzekering van de gemeente Roermond.